Zarządca nieruchomości Wrocław
Działalność związana z zarządzaniem nieruchomością jest bardzo skomplikowanym procesem. Do obowiązków zarządcy należy wiele zadań do których wykonywania trzeba posiadać ściśle określone umiejętności wywodzące się z różnych dziedzin. Prowadząc duże osiedle mieszkaniowe jedna osoba nie jest w stanie uporać się sama z nawałem i ilością codziennych zadań. Poniżej opisane zostały zasady działania biura zarządcy nieruchomościami, umiejętności potrzebne do sprawnego funkcjonowania, sprzęt i oprogramowanie ułatwiające wykonywanie pracy.
Zarządca nieruchomości powinien być dostępny dla mieszkańców lokali którymi się opiekuje 24 godziny na dobę. Powinien być cierpliwy, cechować się umiejętnością pracy w stresie i pośpiechu. Musi umieć słuchać ludzi i umiejętnie z nimi rozmawiać i negocjować. Sprawne zarządzanie nieruchomościami
Konkurencja na rynku zarządzania
Na rynku zarządzania nieruchomościami istnieje bardzo duża konkurencja. Ciężko jest zdobyć nowych klientów i ich utrzymać. Obserwując rynek zarządzania w Stanach Zjednoczonych, w Niemczech czy w Wielkiej Brytanii można zauważyć że ryzyko przejęcia i wchłonięcia naszego lokalnego rynku zarządzania nieruchomościami we Wrocławiu jak i w całej Polsce przez duże korporacje jest bardzo wysokie. Wynika to z faktu że organizacje które nabywają lokale rozszerzają swoją działalność w kierunku zarządzania.
Będąc właścicielem nieruchomości do nich należy wybór pierwszego zarządcy. Jest to więc bardzo dobry start zarówno dla prowadzenia biura zarządzania jak i pośrednictwa sprzedaży mieszkań.
Będąc przedsiębiorcom trzeba zatem pamiętać o jednej rzeczy. Jeśli zamierzamy prowadzić działalność gospodarczą związaną z zarządzaniem warto jest specjalizować się w przynajmniej trzech różnych rodzajach usług np.: Wynajem, pośrednictwo, porady prawne, zarządzanie, inwestycje itd. Różnorodność naszej oferty pozwoli nam w razie kryzysu rynkowego jednej z tych branż na czerpanie zysków i rekompensowanie strat poprzez oferowanie pozostałych usług.
3 niezbędne elementy sprawnego zarządzania
- Księgowość – zajmująca się wszelkimi opłatami eksploatacyjnymi jak:
- podatek od nieruchomości
- koszty utrzymania dobrego stanu technicznego budynku, konserwacji i remontów
- koszty utrzymania zieleni
- koszty utrzymania czystości
- koszty utrzymania pomieszczeń wspólnych (zużyta energia elektryczna, gaz, woda zimna i ciepła, centralne ogrzewanie, wywóz nieczystości itp.)
- koszty utrzymania zarządu
- koszty administracyjno-biurowe
- podatki na rzecz gminy i inne opłaty publicznoprawne
- opłaty za antenę zbiorczą i windę
- ubezpieczenia mieszkaniowe
- wynagrodzenie członków zarządu i zarządcy
- fundusz remontowy
- Technik – złota rączka - osoba dostępna 24 godziny na dobę potrafiąca naprawić dosłownie wszystko.
- Zarządca – negocjator - osoba dostępna również dwadzieścia cztery godziny na dobę bardzo cierpliwa potrafiąca w spokoju wysłuchać rozżalone osoby dzwoniące z rożnego typu problemami: zalane mieszkania, pęknięte kaloryfery, brak cieplej wody, brudna klatka, hałas itd.
Przeczytaj również raport specjalny: Deregulacja zawodu zarządcy nieruchomości.
Lokalizacja biura zarządcy
Pomieszczenie administracji powinno być jak najbliżej nieruchomości, którą się zarządza, co pozwoli na szybką i efektywną reakcję w razie takiej potrzeby. Nie powinno być ono jednak usytuowane za blisko i wyjaśnimy dlaczego w dalszej części tego artykułu.
Komunikacja
Należy również pamiętać o dobrej komunikacji z birem. Starsi lokatorzy nieposiadający komputera lub dla których jego włączenie i napisanie wiadomości e-mail wydaję się czymś bardzo skomplikowanym jako główny sposób komunikacji wybiorą swój stary dobry i sprawdzony telefon. Aby zaskarbić sobie ich względy należy zorganizować sobie telefon który będzie aktywny całą dobę. Natomiast dla młodszej grupy lokatorów wypadałoby udostępnić adres e-mail na który bardzo łatwo, szybko i o każdej porze można wysłać wiadomość.
Lokalizacja zarządcy
Wracając do lokalizacji biura administracji ważne jest aby pamiętać o tym że większość osób biorących aktywny udział w życiu wspólnoty, w zebraniach zarządu i ustalaniu jego regulaminu to ludzie starsi. Z racji wieku to oni dysponują mnóstwem wolnego czasu, z powodu wysokości emerytur jakie otrzymują to właśnie im zależy na płaceniu jak najniższych rachunków.
Niestety to też właśnie oni sprawiają najwięcej problemów zarządcy a swoje niezadowolenie bardzo często wyrażają w sposób wybuchowy i to nie przez telefon. Zatem biorąc pod uwagę wiek naszych pracodawców biuro powinno znajdować się blisko lokalu którym zarządzamy, najlepiej w odległości którą można pokonać na piechotę.
Jeśli zdecydujemy się na biuro w tym samy budynku którym zarządzamy to byłoby dobrze gdyby znajdowałoby się ono na 2 lub 3 piętrze, najlepiej bez dostępu windą tak aby nasi rozgniewani i rozżaleni lokatorzy mogli trochę ochłonąć pokonując kilka pięter pieszo.
Wielkość lokalu
Kolejnym czynnikiem jaki należy wziąć pod uwagę szukając lokalu pod administrację jest jego wielkość. Byłoby bardzo dobrze gdyby w biurze można było przeprowadzić zebranie wspólnoty. Jest to bardzo duże ułatwienie choćby z racji tego że własne biuro jest dostępne do naszej dyspozycji o każdej porze. Wynajem dodatkowego pomieszczenia tylko na zebrania zarządu jest przedłużeniem kosztów. Własny lokal daje możliwość lepszego kontaktu. Spotkania na naszym ternie dają nam też pewną przewagę.
Zalety własnego lokalu
Wynajęta sala wydaja się bardziej neutralna gdzie wspólnota będzie czuła się pewniej, odważniej i stanowczo będzie podchodziła do negocjacji swoich spraw. Lokatorzy poruszając sprawy które je nurtują często są dobrze przygotowani. Opierają się na wcześniej przygotowanych dokumentach. Często aby uniknąć wprowadzanie w błąd pozostałych mieszkańców lub aby zakwestionować czyjeś racje musimy mieć szybki wgląd do dokumentów. Nie będziemy jednak mieć ich przy sobie w wypadku gdy zebranie wspólnoty będzie odbywało się poza naszą siedzibą. Niemożliwe bowiem jest noszenie wszystkich dokumentów, jest ich po prostu za dużo.
Wyposażenie biura zarządcy
Jednym z najbardziej użytecznych urządzeń zarządcy jest dyktafon. Przydaje się on szczególnie w sytuacjach spornych.
Pomaga kontrolować poziom emocji naszych rozmówców. Często pozwala bardzo szybko zakończyć sprawę w sposób satysfakcjonujący obie strony.
Aby używać dyktafonu należy pamiętać o poinformowaniu naszego współrozmówcy ze rozmowa jest nagrywana.
Jeśli nagrywana konwersacja odbywa się w naszym biurze to można również wywiesić tabliczkę informacyjną na drzwiach że pomieszczenie jest monitorowane.